La importancia del control de acceso de personal en las empresas

Cada día cobra una mayor relevancia la seguridad en las empresas, y el control de acceso de personal se erige como uno de los pilares fundamentales para lograr que sus operaciones sean seguras y eficientes. 

Compuesto por medidas y tecnologías diversas, el control de acceso de personal regula y gestiona la entrada de personas a áreas específicas y recursos críticos de una empresa, aprovechando las ventajas tecnológicas del mundo moderno. 

El alcance del control de acceso va más allá de la protección de los activos, y se extiende a la salvaguardia de la información confidencial y a la creación de entornos seguros para empleados y visitantes. 

Gracias a la estandarización de los procesos y a los avances de la era digital, es posible implementar un sistema de este tipo que sea altamente confiable, eficiente, flexible, durable y, más aún, a un precio razonable. 

¿Por qué es importante el control de acceso de personal?

El propósito principal del control de acceso de personal es resguardar la seguridad física y digital de la empresa, organizar el flujo de personas y mantener la confidencialidad de la información. Además de restringir el acceso físico, se extiende al control de redes, bases de datos y sistemas de información confidenciales.

Entre las medidas y tecnologías que las empresas pueden implementar se encuentran las tarjetas de identificación, los códigos, los lectores de huellas y hasta el reconocimiento facial. 

Estos mecanismos verifican la identidad de las personas y definen a qué áreas físicas o digitales pueden tener acceso, en función de los permisos que hayan sido previamente definidos.

Ventajas del control de acceso de personal

El control de acceso de personal permite cumplir con múltiples funciones que proporcionan beneficios esenciales para la seguridad y eficiencia operativa de una empresa. Entre sus objetivos destacan:

• Seguridad de las personas: Para una empresa es deseable evitar que los visitantes y el personal puedan recorrer la totalidad de sus instalaciones.
  
  El control de acceso es una herramienta valiosa para mantener el secreto industrial, así como para velar por la seguridad física de las personas, al evitar que estas hagan presencia en áreas de alto riesgo, como pueden ser laboratorios, cuartos de máquinas o lugares que albergan redes eléctricas. 
  
• Protección de los activos al interior de la empresa: el control de acceso de personal minimiza el riesgo de conductas fraudulentas, como el robo, el vandalismo y el fraude, bien sea con las instalaciones, los equipos o los documentos.
  
• Protección de Información confidencial: en el mundo de hoy, el conocimiento es una fuente de poder. Para las empresas es cada vez más importante controlar el acceso a servidores, archivos y bases de datos que contienen información sensible. Este es un paso fundamental para evitar fugas de información. 
  
• Correcto tratamiento de datos y confidencialidad: Con leyes de habeas data y otras disposiciones legales sobre el manejo de la información personal, el control de acceso de personal figura como un must have de las empresas.
  
  Bien sea información legal, financiera, de salud o de otro tipo, esta es una herramienta que facilita cumplir los estándares de privacidad y seguridad que el mundo de hoy requiere. 
  
• Información valiosa para control interno: el control de acceso de personal brinda información de utilidad en investigaciones internas y auditorías, la cual puede ser utilizada para evidenciar situaciones sospechosas e incluso para iniciar procedimientos legales. 

¿Cuáles son las funciones disponibles en los sistemas de control de acceso?

Dadas las múltiples razones por las que a una empresa le conviene tener un sistema de control de acceso, hay una amplia variedad de funciones en juego. Estas son algunas de las más relevantes: 

• Autenticar la Identidad: desde contraseñas, pasando por tarjetas de identificación, códigos PIN, lectores de huella digital y lectores de retina, hasta el moderno reconocimiento facial, el objetivo es prevenir el plagio de identidad.

• Controlar la asistencia: En ciertas labores, el cumplimiento estricto de horarios es clave para el éxito de la empresa. Las herramientas de control de acceso de personal, entre las que se encuentran las tarjetas de identificación, los censores de huellas digitales y el reconocimiento facial, permiten monitorear la asistencia.
  
  Asimismo, es posible definir horarios específicos para el acceso, que tengan en cuenta factores como los horarios no laborales y los días festivos, según las restricciones que se les impongan a los distintos roles de usuario. 

• Autorización: Gracias al carácter electrónico y digital de las herramientas, es posible definir los permisos específicos para los distintos usuarios, sean trabajadores o visitantes, a partir de configuraciones personalizadas o de roles dentro de la organización.
  
  Además, es posible llevar a cabo este proceso mediante una interfaz centralizada, a través de la cual se gestionan los usuarios, se les asignan los accesos correspondientes y se generan informes.

• Seguir situaciones específicas: otra función importante del control de acceso consiste en saber con precisión quién ingresó a qué áreas y en qué momento lo hizo. Sin duda, esto previene problemas de seguridad y permite abordar con éxito aquellos que puedan presentarse.