Ojo, no revele todos sus datos al pedir la factura electrónica: Le explicamos lo que dice la DIAN
La implementación de la factura electrónica llega en una etapa de la historia en la que los datos personales se han convertido en un bien deseado por muchas marcas, al punto de usar diferentes modalidades para conseguir más datos personales: jugosos descuentos, regalo de tarjetas de crédito y hasta productos ‘gratis’ con tal de que el usuario diligencia un formato con sus datos personales.
En esta búsqueda, las marcas no solo recopilan información personal sensible –como teléfono personal, dirección, ciudad y correo electrónico–, también llevan a que los consumidores autoricen voluntariamente el tratamiento de los datos personales de acuerdo a políticas que muchas veces los usuarios no conocen, sea porque no las leen (sin importar el porqué) o simplemente porque las empresas no las proporciona con facilidad.
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Pues bien, la búsqueda de datos personales llevó a que varias marcas implementaran la factura electrónica como otro de esos mecanismos para adquirir la información personal de los consumidores. Sin embargo, pocos saben que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no exige ni necesita muchos datos que el comercio sí está recopilando con la idea de emitir la factura electrónica.
El director de la DIAN, Luis Carlos Reyes Hernández, se ha pronunciado en varias ocasiones sobre los datos requeridos para que el comercio emita la factura electrónica. En diciembre de 2022 publicó en su cuenta de Twitter: “Recuerde: para recibir inmediatamente la factura electrónica basta con que las personas naturales den su cédula, nombre y correo electrónico. Personas jurídicas solo deben dar NIT, razón social y correo. Debe exigir la factura sin ‘soportes’ y sin días de demora”.
Luego, en abril de este año se refirió de nuevo a los datos personales y empresariales que los proveedores de software de factura electrónica no pueden pedir:
“Una factura electrónica se debe expedir inmediatamente y con la entrega de máximo 3 datos:
- Nombre o Razón social
- cc o NIT
- correo electrónico.
Por eso, hemos estado visitando a los proveedores de software de factura electrónica y hemos encontrado algunas fallas”, escribió Reyes en su cuenta de Twitter.
Y agregó que durante la visita a los proveedores de software de factura electrónica “Encontramos que en muchos casos se exige información adicional como obligatoria (Dirección y teléfono, entre otros). Estos datos son innecesarios y pueden afectar negativamente la seguridad y privacidad de los compradores”, aseguró antes de recordarle a todo el comercio que la DIAN provee un software para factura electrónica gratuito sin exigir este tipo de datos sensibles.
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Protección de datos
Los datos personales son una vía muy valiosa para que las empresas realicen publicidad más efectiva a un costo muy inferior, en comparación con campañas masivas, además se han convertido en una especie de mercancía al conformar una importante base de datos que cuenta con la previa autorización del cliente.
Con esta información las empresas pueden analizar los hábitos de consumo, las conductas de los consumidores, sus interacciones en el mercado, entre otros, con el riesgo para el consumidor de que sus datos queden en manos de criminales.
Un mal manejo de la información podría convertir al consumidor en una víctima de prácticas criminales como el phishing, utilizada para acceder a cuentas de correo electrónico, redes sociales y cuentas bancarias ajenas con el objetivo de robar dinero o extorsionar.
Frente a esto, Reyes Hernández dijo “La factura electrónica […]no puede ser la oportunidad para crear bases de datos de mercadeo. Basta con que [los] consumidores den nombre y cédula. El correo es solo si quieren la factura por ese medio. Si no, pueden exigir copia impresa”.
También advierte que “Si un establecimiento le pide enviar copias de documentos como RUT, cámara de comercio u otros, está dificultando innecesariamente la expedición de la factura [electrónica]. Por favor repórtelo a direcciongeneral@dian.gov.co”.
Qué es la factura electrónica
La factura electrónica es un documento que tiene la misma validez de una factura impresa, es un soporte de transacciones de ventas o servicios que facilita y agiliza el proceso de reportar a la DIAN los movimientos.
Si bien la normativa en Colombia para la factura electrónica viene desde 2015, a partir de 2019 la DIAN reglamentó la validación previa de este documento y desde 2023, el comercio está obligado a expedir la factura electrónica por transacciones iguales o superiores a 5 UVT (Unidad de valor tributario), que para este año corresponde a $212.060.
A partir del 1° de junio de 2023 todo el comercio está obligado a entregar la factura electrónica por transacciones que superen las 5 UVT. Sin embargo, el consumidor podrá exigir la factura electrónica sin importar el monto.
Finalmente, el numeral 3 del artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020 señala que para la factura electrónica solo se necesitan los apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT).
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