Lo que debe saber antes de contratar un software contable en Colombia

Las empresas que entienden el papel de las herramientas tecnológicas en la gestión de su contabilidad están expuestas a una amplia oferta de opciones en el mercado que dificultan la elección de una alternativa que sí responda a las necesidades que se tienen.

Mientras algunos negocios le dan más peso al precio, otros prefieren elegir la opción más popular, pero, ¿realmente esos factores deberían tener un papel protagónico en la decisión final? Ahora mismo, presentaremos los factores indispensables a considerar a la hora de implementar un programa contable.

Criterios regulatorios

Toda organización, sin importar su tamaño o sector, está sujeta a lineamientos contables y tributarios establecidos por entidades como la DIAN y, en varios casos, bajo criterios de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); de ahí que el sistema tenga que contemplar en su diseño determinadas características.

En sí, lo ideal sería que permitiera la generación de libros contables obligatorios, como el libro diario y el mayor, así como reportes compatibles con los formatos requeridos por la DIAN, tanto en lo relacionado con declaraciones tributarias como con la generación de facturación electrónica, cuando aplique.

También vale la pena que incorpore mecanismos para asegurar la trazabilidad de las operaciones, la identificación clara de los soportes y la integridad del registro contable… En fin, una lista de aspectos en los que un software contable en Colombia es aliado.

¿Qué características debería ofrecer un programa contable eficiente?

Registro y clasificación automática de transacciones: Que posea la capacidad de hacer esto de forma estructurada, con clasificación automática en el plan de cuentas, va a contribuir a que haya menos errores de digitación, garantizando una codificación uniforme de la información financiera.

Conciliación bancaria integrada: Se trata de una funcionalidad útil para comparar los movimientos registrados en el sistema con los extractos bancarios de modo automático o asistido, facilitando la detección de diferencias e impidiendo desfases en los saldos.

Creación de reportes financieros básicos: La elaboración de estados financieros como el balance general y el estado de resultados debe poder generarse con datos actualizados y sin necesidad de procesos externos.

Control de cartera y cuentas por pagar: Es esencial buscar una herramienta con la que sea posible dar seguimiento a cuentas por cobrar y por pagar, establecer fechas de vencimiento y hacer alertas o reportes con los cuales se puedan anticipar problemas de liquidez o incumplimientos.

Integración con otras áreas del negocio: La ventaja de que el sistema pueda comunicarse con módulos de facturación, inventario, compras y nómina es que evita la duplicidad de registros y mejora el cruce de información entre departamentos.

Interfaz intuitiva y facilidad de uso: Lo mejor es adquirir una plataforma con un diseño amigable que el equipo administrativo utilice sin complicaciones, acortando los tiempos de capacitación y disminuyendo la dependencia de soporte externo.

Personalización de reportes e indicadores contables: Contar con la opción de configurar reportes adaptados a lo que requiere el negocio hace más sencillo el análisis financiero y la toma de decisiones basada en información relevante y contextualizada.

Riesgos de una mala elección tecnológica

En primer lugar, están los informes inconsistentes/incompletos, una situación a la que nadie presta atención hasta que llega el momento de presentar declaraciones tributarias o informes ante terceros y da pie a que exista una falta de confiabilidad, exponiendo a la empresa a sanciones, ajustes por parte de la DIAN, o incluso, auditorías que podrían haberse esquivado.

En segundo lugar, tenemos un impacto negativo en la productividad del equipo administrativo, el deterioro de la trazabilidad y la precisión del registro financiero provocado por un software que no deja establecer parámetros de validación o que requiere intervención manual frecuente.

Y, en tercero, se encuentra la pérdida de tiempo en correcciones y el arreglo de información dispersa, a lo cual se le puede sumar la posibilidad de no identificar oportunamente desviaciones financieras, sobrecostos o problemas de liquidez debido a la falta de visibilidad clara sobre los datos.

Lo que hace confiable a un sistema contable a largo plazo

Trazabilidad de la información y de accesos: Es un plus que haya un registro de cada modificación realizada, indicando usuario, fecha y origen del cambio; así, la transparencia gana y las irregularidades no pasan desapercibidas.

Respaldo automático y mecanismos de recuperación de datos: Disponer de copias de seguridad automáticas previene pérdidas de datos ante fallas técnicas de cualquier naturaleza.

Actualizaciones normativas y funcionales: Se valora la tecnología que esté al día en cuanto a cambios en la legislación contable y tributaria, e igualmente, que sume mejoras de rendimiento o usabilidad.

Soporte técnico con conocimiento del entorno contable local: La asistencia especializada, accesible y con tiempos de respuesta definidos, es un beneficio que permite resolver incidentes con agilidad, mucho más si se tiene en consideración la realidad del usuario.

Escalabilidad: En lugar de ser un obstáculo, la herramienta debería ser de gran apoyo cuando se trate de soportar el aumento en el volumen de transacciones, la incorporación de nuevos procesos y la ampliación del equipo de trabajo para que la empresa no recurra a migraciones innecesarias, ni inversiones adicionales no previstas.

Continuidad operativa en escenarios de cambio: Ante variaciones en la estructura del negocio, como nuevas sedes, más usuarios o mayores exigencias de reporte, los programas que garantizan estabilidad y capacidad de adaptación se logran posicionar como los mejores del mercado.

Recomendaciones finales para dar el paso final

Lo más eficaz es contrastar lo que ofrece cada sistema con lo que está pidiendo el negocio, su nivel de formalización, su proyección de crecimiento y su dinámica actual; asimismo, conviene consultar con el contador o con el responsable financiero para que brinde argumentos valiosos, hasta solicitar orientación extra al proveedor.

Lo prioritario es que nada se quede al aire cuando se trate de seleccionar la tecnología que respalde el rendimiento del trabajo diario.

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