¿Qué se necesita para facturar electrónicamente en Colombia?
La facturación electrónica en Colombia es una exigencia formal que tanto profesionales independientes, como despachos contables y pymes, deben saber aprender a realizar para cumplir con lo que exige la ley.
Aunque a simple vista parece algo complejo, resulta bastante sencillo cuando se tiene claro qué documentos se tienen que emitir, cómo se hace el envío a la DIAN y qué herramientas tecnológicas se han diseñado para facilitar todo el proceso.
Si te interesa mantener en regla tu negocio o regular tus actividades como freelance, te invitamos a que sigas leyendo y te familiarices con el tema.
Aspectos legales vigentes para emitir facturación electrónica
La DIAN establece que las facturas electrónicas:
- Cumplan con un formato estructurado (XML).
- Estén firmadas digitalmente.
- Se envíen en tiempo real para su validación
- Se entreguen al cliente una vez aprobadas.
Dichos lineamientos se encuentran definidos en el Estatuto Tributario, en particular en el artículo 616-1, y se detallan en resoluciones como la 000165 de 2023.
Además de este documento, existen otros que deben generarse y transmitirse siguiendo las condiciones técnicas y operativas fijadas por la entidad fiscal ya mencionada, como la nómina electrónica y el documento soporte para compras a proveedores no obligados a facturar.
Para llevar a cabo el procedimiento, es necesario contar con un software de facturación electrónica que se conecte con la plataforma de la DIAN y se mantenga al día con las últimas actualizaciones.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en 2025?
En términos generales, deben hacerlo todos los contribuyentes responsables de IVA o impuesto al consumo, así como quienes están inscritos en el Régimen Simple de Tributación; también personas naturales o jurídicas que, sin ser responsables de estos impuestos, realizan operaciones económicas de forma habitual.
La administración tributaria ha trazado calendarios de implementación para incorporar a más contribuyentes. En 2025, siguen activos los plazos para sectores que aún no han completado la transición, por ejemplo, los que utilizan tiquetes POS como comprobante principal, los emisores de documentos equivalentes y quienes deben generar documento soporte.
Aquellos que no están obligados por ley, pero desean usar factura electrónica de manera voluntaria para tener un mayor control contable y la posibilidad de soportar costos y deducciones ante la DIAN, pueden hacerlo siempre que se habiliten ante la entidad fiscal y cumplan con los mismos requisitos técnicos que los obligados.
Es vital verificar periódicamente el estado de la normatividad y los cronogramas oficiales, ya que las fechas y los perfiles incluidos están sujetos a cambios.
Pasos para habilitarse como facturador electrónico
- Ingreso: Accede al portal de la DIAN con el RUT y la firma electrónica, luego ve al módulo de facturación electrónica, disponible en los servicios informáticos de la entidad.
- Selección del tipo de herramienta: Indica si utilizarás un software propio, una solución gratuita ofrecida por la DIAN, o un sistema adquirido a un proveedor autorizado. La elección es fundamental, ya que define la infraestructura con la que se emitirán los documentos electrónicos.
- Registro de información técnica: Proporciona los datos técnicos que permitan identificar el programa, como el tipo de integración y los datos del desarrollador, si aplica.
- Pruebas de habilitación: El sistema exige que se realicen pruebas técnicas para validar que los documentos cumplen con el formato XML requerido.
- Aprobación: Cuando las pruebas son superadas, la DIAN habilita formalmente al contribuyente como emisor autorizado de facturación electrónica.
- Verificación del envío y entrega de documentos: Es responsabilidad del emisor garantizar que las facturas sean enviadas correctamente a la DIAN y entregadas al cliente, por medios digitales, dentro de los plazos establecidos.
Requisitos para comenzar a facturar
- Firma digital válida
Sí o sí tiene que estar asociada al emisor de la factura y cumplir con los criterios definidos en la Ley 527 de 1999. Su función es asegurar que el contenido del documento no ha sido alterado y que proviene de una fuente confiable.
- Numeración autorizada por la DIAN
Es obligatorio contar con un rango de numeración aprobado previamente por la entidad tributaria. Este se solicita a través del sistema informático de la DIAN y debe aplicarse de forma secuencial, sin duplicaciones ni saltos.
- Conectividad con la plataforma de la DIAN
Es necesario que el sistema usado cuente con la capacidad de enviar los documentos en tiempo real para su validación. La ausencia de conexión impide que las facturas sean aceptadas de modo oficial.
- Generación del archivo en formato XML
Cada factura debe construirse en un formato estructurado (XML) que contenga todos los datos requeridos por la DIAN.
- Conservación segura de los documentos electrónicos
La normativa exige guardar copias electrónicas de las facturas por un periodo determinado, para efectos de fiscalización y consulta. El software ha de facilitar dicho almacenamiento y asegurar la integridad de los datos.
¿Cuál es el mejor software?
Hay opciones en el mercado que, además de hacer más sencillo el cumplimiento legal, también tienen el potencial de mejorar la operación diaria de una empresa, disminuir errores y mantener un manejo eficiente de la información tributaria y comercial.
Entre las ventajas principales de los sistemas que se posicionan como los favoritos de los equipos administrativos, así como de los contadores externos, se encuentra la automatización del proceso de facturación y el seguimiento y centralización de cada documento.
Siigo es una marca que se destaca por su plataforma adaptable a distintos tipos de negocio, que gestiona internamente la numeración autorizada, la firma digital, el CUFE y el formato XML, e incluso, permite la facturación desde WhatsApp, mediante chatbot integrado; dashboards en tiempo real sobre ventas y cartera, soporte técnico ágil y más.
Ahora que conoces lo principal sobre el tema, podrás cumplir con la obligación que te compete, ¡solo recuerda elegir la herramienta adecuada!
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