Ahora puedes comunicarte con tus clientes y ellos pueden comunicarse contigo a través de una variedad de canales. Si bien algunos pueden parecer simples, todos juegan un papel vital en la estrategia de comunicación general de una empresa. Muchas empresas han comenzado a poner todo su enfoque en este aspecto. Las empresas de telecomunicaciones en particular han comenzado a innovar sus canales de comunicación. 

Un ejemplo muy relevante, en este caso, sería Spectrum, que ha prometido estar ahí para sus clientes 24/7. Puedes comunicarte con Spectrum en español por teléfono, chat en vivo y redes sociales. 

Contar con canales de comunicación diferentes y efectivos mejora la reputación de la empresa permitiendo que los clientes tengan una experiencia positiva y satisfactoria. A continuación, se enumeran seis de los canales de comunicación más efectivos con el cliente.

1. Correo electrónico

Aunque el correo electrónico parece estar casi obsoleto en estos días, sigue siendo una de las formas más efectivas de comunicarse con los clientes, ya que es conveniente, económico y rápido. Puedes enviar boletines y/o mensajes personalizados por correo electrónico si estás lanzando un nuevo producto o estás introduciendo grandes promociones. 

2. Sitio web

Un sitio web es imprescindible para cualquier negocio. Los clientes esperan que los sitios web les brinden información y, en la mayoría de las circunstancias, les permitan hacer pedidos y hacer un seguimiento de sus cronogramas de entrega. Te estás perdiendo uno de los métodos más importantes para comunicarte con los clientes si no tienes un sitio web.

3. Mensajes de texto

Los mensajes de texto son una excelente manera de comunicarse con los clientes sin importar cuán grande o pequeña sea tu empresa. La mensajería de texto es una forma práctica de conectarte con clientes sobre reuniones, pedidos pendientes, estado de entrega y otros asuntos si es una pequeña empresa. 

Los clientes pueden optar por recibir mensajes de texto con respecto a ofertas y especiales si es una empresa más grande. También puedes tener un número especial de soporte de mensajes de texto donde los clientes pueden enviar mensajes de texto en lugar de llamar para informar problemas.

4. Internet

Los clientes ahora pueden comunicarse contigo de formas completamente nuevas gracias a las redes sociales. Puedes utilizar tus cuentas de redes sociales para promocionar tu negocio y tus productos. Los clientes pueden enviar mensajes a tus representantes directamente en Facebook, Instagram, etc. 

Los clientes pueden twittear sus problemas y tú puedes responder directamente usando hashtags de servicio dedicados en Twitter. Si deseas ir un paso más allá, puedes realizar un seguimiento de cada mención que recibe tu empresa, marcar las que contienen quejas o consultas y luego responder con una oferta de ayuda. Ahora puedes responder más rápido que nunca gracias a las redes sociales.

5. Notas manuscritas

Nuestros estilos de vida y comunicaciones comerciales han sido alterados por la tecnología. Un toque personal, por otro lado, puede marcar una diferencia significativa. Enviar una nota escrita a mano por correo es una de las formas más eficientes de comunicarse con tus consumidores a nivel personal. Incluso una simple tarjeta de agradecimiento puede contribuir en gran medida a fortalecer tus relaciones profesionales.

6. Mensajería por vídeo

Considéralo la versión del siglo XXI de un encuentro cara a cara. Puedes interactuar con un consumidor utilizando sistemas de mensajes de video como Skype, que pueden ayudarte a crear contactos y hacer que ciertas transacciones comerciales sean más convenientes.

Lo que debes y no debes hacer para responder llamadas de atención al cliente

Procura

• Aprovecha al máximo el contexto disponible para ti.
• Escucha a los clientes y resuelve plenamente sus dificultades la primera vez que contacten contigo.
• Si no estás seguro de cómo pronunciar el nombre de un cliente, pregúntale.
• Si el consumidor tendrá que estar en espera, ofrécele volver a llamarlo más tarde.
• A lo largo del día, toma descansos.
• Confirma las emociones del cliente.
• Sé empático con la situación del cliente.
• Espera pacientemente.

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Evita

• Tomar personalmente las palabras de los clientes molestos.
• Interrumpir a un cliente cuando se esté desahogando por un problema.
• Convertirte en robot al exigirle a los consumidores seguir un guión riguroso.
• Obligar a los clientes a hablar con muchos representantes para recibir una respuesta.
• Hacer que sea difícil ponerse en contacto con un agente.
• Priorizar el tiempo de llamada antes de brindar la solución del problema.

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Últimas palabras

Por último, permítenos decirte también que el agotamiento es un problema para los agentes del servicio al cliente. Sin embargo, hay cosas que los agentes y los gerentes pueden hacer para motivarse a sí mismos y a sus equipos. Es importante tomar descansos entre llamadas para ayudar a evitar el agotamiento. Si terminas una llamada acalorada, asegúrate de tomarte un tiempo para recuperarte y luego regresar cuando estés listo.