Ojo, empresarios: claves y recomendaciones para adaptarse a la reforma laboral en Colombia y evitar sanciones
La promulgación de la reforma laboral en Colombia, el pasado 25 de junio, marca un hito en el panorama laboral colombiano. Esta reforma introduce modificaciones sustanciales al Código Sustantivo del Trabajo y otras normativas, generando tanto expectativas como desafíos para las empresas del país. Es crucial que los empresarios comprendan a fondo estos cambios y adopten las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento y mitigar riesgos.
Contratos laborales: la nueva era de la vinculación
Uno de los pilares de la reforma laboral es el énfasis en el contrato a término indefinido como la modalidad preferente de vinculación. Anteriormente, la ley permitía la elección de cualquiera de los tres tipos de contrato (indefinido, fijo, obra o labor), pero ahora el indefinido se posiciona como la opción inicial o principal.
En cuanto a los contratos a término fijo, la ley establece que su duración máxima no podrá superar los 4 años. Después de este periodo, el contrato pasará a ser a término indefinido. Además, su uso queda restringido a actividades transitorias, ocasionales o por alta demanda.
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Para los contratos por obra o labor determinada, la exigencia de que consten por escrito y detallen claramente las condiciones es ahora más rigurosa. Si no se formalizan por escrito o si la obra continúa, el contrato se convierte automáticamente en indefinido desde el inicio, garantizando además el derecho a prestaciones sociales y vacaciones proporcionales.
Un cambio significativo se da en los contratos de aprendizaje (SENA), que dejan de ser de formación para convertirse en contratos laborales a término fijo, regidos por el Código Sustantivo del Trabajo. Esto implica una ampliación de la cobertura de seguridad social (salud, pensión, ARL y caja de compensación) y un aumento en la cuota de sostenimiento, que pasa a ser un salario: 75% del mínimo en fase lectiva y 100% en fase práctica.
Las empresas con más de 15 trabajadores que no contraten aprendices del SENA se enfrentarán a una sanción de 1,5 salarios mínimos por cada aprendiz no vinculado. Además, los aprendices ahora pueden sindicalizarse y tienen fuero de estabilidad laboral.
Asimismo, la reforma aborda la formalización de empleadas domésticas, exigiendo contratos escritos y afiliación integral a la seguridad social. Se permite la cotización por semanas para trabajos a tiempo parcial y pueden ser contratadas a término fijo o indefinido.
También se prevé la regulación para el trabajo agropecuario y una especial protección para el trabajo femenino rural y campesino, aunque quedó como tarea del Estado.
Jornada de trabajo y recargos con la reforma laboral en Colombia
La reforma redefine la jornada diurna y nocturna. La diurna ahora se extiende de 6:00 a.m. a 7:00 p.m., y la nocturna de 7:00 p.m. a 6:00 a.m. del día siguiente. Este cambio entrará en vigencia a partir del 26 de diciembre de 2025.
La reducción de la jornada laboral máxima de 48 a 42 horas semanales, ya establecida por la Ley 2101 de 2021, se mantiene con una implementación gradual. La jornada diaria será de 8 horas, con un mínimo de 4 horas continuas y un máximo de 9 horas diarias sin recargo suplementario. Es importante tener en cuenta que, desde este 15 de julio de 2025, la jornada laboral máxima semanal quedó en 44 horas.
En cuanto a las horas extras, se mantiene un máximo de 2 horas diarias y 12 semanales, y desaparece la obligación de solicitar permiso al Ministerio del Trabajo para su realización, lo que agiliza el proceso. Sin embargo, se establece la obligación de llevar un registro de horas extras y entregarlo al trabajador que lo solicite.
El recargo dominical y festivo se incrementará gradualmente del 75% al 100% sobre el salario ordinario: 80% a partir del 1 de julio de 2025, 90% a partir del 1 de julio de 2026, y 100% a partir del 1 de julio de 2027. Existe una preocupación sobre la posible eliminación del pago de dominicales si se pacta otro día de descanso, ante la ambigüedad del artículo 179. Sin embargo, la interpretación de la norma debe favorecer al trabajador y seguir pagando dicho recargo con los aumentos graduales hasta que haya una aclaración oficial.
Procesos disciplinarios: garantías para el trabajador
La reforma laboral en Colombia enfatiza principios fundamentales en los procesos disciplinarios, como la dignidad, presunción de inocencia, proporcionalidad de la sanción, derecho de defensa, y no ser sancionado dos veces por la misma conducta.
Se exige comunicación formal y escrita de la apertura de la investigación, con detalle de los hechos y pruebas, y se otorga un término mínimo de 5 días hábiles para que el trabajador presente sus descargos o pruebas. La decisión debe ser motivada y proporcional, con posibilidad de apelación. Los empleadores tienen la obligación de actualizar los reglamentos internos de trabajo en un plazo no mayor a un año.
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Cesantías y Régimen Simple Laboral
Se mantiene la obligación de afiliar a los trabajadores a un fondo de cesantías y consignarlas a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. Sin embargo, si el empleador prueba haber realizado el pago directo de las cesantías al trabajador, no será condenado por no haberlas consignado en el fondo, siempre que no haya mala fe y el dinero se haya usado para fines autorizados.
Esto modifica la indemnización moratoria. Se permite que el empleador realice aportes anticipados y proporcionales al fondo de cesantías (mensual del 8.33%) y que las partes establezcan el pago anticipado de los intereses de cesantía.
Recomendaciones para afrontar la reforma laboral 2025
Para adecuarse exitosamente este nuevo marco normativo, es fundamental que los empresarios tomen las siguientes acciones:
- Revisar y actualizar el Reglamento Interno de Trabajo (RIT): Adaptarlo a las nuevas disposiciones sobre contratos, jornadas y procesos disciplinarios, y publicarlo en lugares visibles o accesibles virtualmente.
- Ajustar los contratos laborales: Asegurarse de que los contratos a término fijo no excedan los 4 años y que los contratos por obra o labor estén claramente definidos por escrito. Evaluar la conversión de contratos fijos de larga duración a indefinidos.
- Adecuar las jornadas de trabajo: Implementar la reducción a 42 horas semanales, ajustando los horarios diurnos y nocturnos. Considerar acuerdos de jornadas flexibles.
- Establecer un proceso disciplinario riguroso: Garantizar el debido proceso, la presunción de inocencia, el derecho a la defensa y la proporcionalidad en las sanciones, siguiendo los principios y plazos establecidos (ej. 5 días para descargos).
- Implementar políticas antidiscriminación: Asegurar un entorno laboral libre de discriminación y establecer mecanismos para prevenir y sancionar el acoso.
- Formalizar el trabajo doméstico: Celebrar contratos escritos y afiliar a las trabajadoras al sistema de seguridad social.
- Prepararse para el aumento de recargos: Anticipar los incrementos graduales en los recargos dominicales y festivos.
- Gestionar el pago de cesantías: Evaluar la posibilidad de realizar aportes anticipados a los fondos de cesantías y el pago anticipado de intereses, asegurándose de que los desprendibles de pago discriminen cada concepto.
- Consultar con expertos laborales: Dada la complejidad y ambigüedades de la nueva ley, buscar asesoría jurídica especializada es crucial para la aplicación específica en cada empresa.
- Llevar registros exhaustivos: Mantener registros claros de horas extras y otras condiciones laborales para facilitar cualquier proceso probatorio futuro.
La reforma laboral en Colombia busca modernizar las condiciones de trabajo y garantizar una mayor protección a los trabajadores. Sin embargo, también presenta desafíos para los empresarios, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (MiPymes), que deberán ajustar sus estructuras y costos para cumplir con las nuevas obligaciones. La supervisión humana y el control del Ministerio del Trabajo sobre los algoritmos en plataformas de reparto también es un punto a considerar.
La ley entró en vigencia con su promulgación el 25 de junio de 2025, aunque algunos artículos tienen efectos graduales o fechas de aplicación posteriores. El presidente Gustavo Petro ha advertido que el Ministerio del Trabajo contará con inspectores para fiscalizar el cumplimiento de la ley.
