Cómo calcular costos reales de contratación: más allá del salario base

Contratar personal en Colombia implica una serie de obligaciones legales y financieras que superan el pago mensual acordado con el trabajador. Los costos de contratación son una carga económica que debe ser anticipada por los empresarios y emprendedores al momento de planificar la vinculación de nuevos empleados.

Limitarse a considerar el salario base es un error común que puede afectar seriamente la sostenibilidad de un negocio. Uno de los aspectos más importantes al evaluar los costos reales de contratación son las prestaciones sociales, que incluyen la prima, auxilio de cesantías e intereses sobre las cesantías. 

Adicionalmente, es importante tener en cuenta los costos asociados a la seguridad social, los parafiscales, vacaciones y el auxilio de transporte cuando el salario del trabajador es igual o inferior a 2 salarios mínimos legales vigentes.

Estos pagos adicionales son obligatorios, están regulados por la legislación laboral colombiana y deben contemplarse desde el primer día de vinculación laboral. Ignorar esto puede generar sanciones y desajustes financieros.

Además, los costos de contratación se incrementan con los posibles pagos derivados de la finalización del contrato. Todo esto conforma una estructura que obliga a realizar cálculos detallados y anticipados antes de iniciar cualquier proceso de selección.

Costos de contratación: ¿qué debe pagar además del salario?

Los costos reales de contratación en Colombia incluyen una combinación de aportes legales, beneficios laborales y cargas fiscales. Los principales componentes son los siguientes:

• Salario base: remuneración mensual acordada con el trabajador, que no puede ser inferior al salario mínimo legal vigente.

• Aportes parafiscales: incluyen contribuciones al SENA (2%), al ICBF (3%) y cajas de compensación (4%).

• Seguridad social: aporte obligatorio que incluye salud a cargo del empleador (8,5%), pensión (12%) y riesgos laborales de entre 0,348% y 8,7%, según el nivel de riesgo. Además, el empleado asume 4% de salud y 4% de pensión.

• Prestaciones sociales: cesantías (8,33% anual), intereses a las cesantías (1% mensual), prima de servicios (8,33%) semestral y vacaciones (4,17% anual).

• Dotación: aplicable si el empleado devenga hasta dos salarios mínimos, esta se entrega tres veces al año.

• Costos por terminación de contrato: incluyen indemnizaciones cuando no hay justa causa, además del pago de prestaciones causadas hasta la fecha de finalización.

Estos conceptos deben sumarse al salario base para obtener un valor real del costo mensual de un trabajador. En muchos casos, los costos reales de contratación pueden superar el 50% adicional al salario pactado.

Cómo afectan los costos de contratación a la contabilidad

Calcular correctamente los costos reales de contratación permite evitar imprevistos contables. Un empleador que omite alguno de los componentes obligatorios puede enfrentar multas y demandas laborales, que una vez resueltas le generen importantes déficits presupuestales.

Ahora bien, en términos fiscales, las empresas deben registrar estos gastos dentro de sus estados financieros, ya que afectan directamente los costos operacionales. No se trata de un aspecto menor, sino de una variable que define en parte la pertinencia de las contrataciones de personal y la viabilidad económica del negocio.

Gastos silenciosos que afectan el presupuesto laboral

Más allá de las cargas legales, existen otros elementos que inciden en los costos de contratación, aunque no siempre se reflejan en la nómina. Entre ellos se encuentran:

• Procesos de selección y reclutamiento.
• Capacitación y formación del nuevo empleado.
• Tiempo de adaptación y disminución de productividad inicial.
• Sustitución en caso de retiro prematuro.

Estos factores, aunque indirectos, representan una inversión que debe calcularse para obtener un panorama completo de lo que implica sumar a una persona al equipo de trabajo.

La tercerización también genera responsabilidades

Algunas empresas optan por esquemas de contratación temporal o tercerización como forma de reducir los costos de contratación. Sin embargo, esto no exime del cumplimiento de las obligaciones laborales. La jurisprudencia colombiana ha sido clara al establecer que la tercerización no puede usarse para eludir responsabilidades ni evadir el pago de prestaciones sociales.

En contratos por prestación de servicios o mediante empresas temporales, el empleador sigue siendo responsable si se comprueba una relación laboral encubierta. Por lo tanto, cualquier estrategia para reducir costos debe hacerse dentro del marco legal.

Tenga en cuenta que los costos de contratación son una variable estructural en cualquier organización. Desde el cumplimiento de la normatividad laboral hasta los efectos fiscales y administrativos, cada componente debe ser evaluado con precisión. La contratación de personal no se limita al pago mensual acordado, sino que implica una serie de compromisos que deben anticiparse y presupuestarse.

Contar con una proyección detallada de estos costos permite tomar decisiones informadas sobre el tamaño y tipo de personal que puede contratarse. Ignorar estas obligaciones genera riesgos legales y financieros que pueden comprometer la operación empresarial.

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