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Documento de soporte cuando no hay factura. Lo que debe saber

¿Ha oído hablar del documento soporte y no sabe si debe expedirlo? Este existe desde hace algún tiempo. Lo nuevo, es que ahora es un documento electrónico que cumple con algunas condiciones establecidas por la DIAN. Le contamos.

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Si usted realiza compras a proveedores no obligados a expedir factura electrónica de venta o documento equivalente, debe expedir el documento soporte. Para ello, deberá saber, entre otras cosas, cómo verificar un NIT, cómo utilizar el formato electrónico de generación que establece la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y cómo obtener el código único de documento soporte. 

A continuación, le contamos qué es el documento soporte, de qué se trata, cuándo debe expedirlo y qué sanciones acarrea incumplir con este requisito. 

Documento soporte: qué es y para qué sirve

Es obligatorio para el comprador de bienes y servicios generar el documento soporte cuando realiza compras a proveedores no obligados a expedir factura electrónica de venta o documento equivalente. 

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Este documento se expide para acreditar la compra de bienes y servicios que dan lugar a costos, deducciones e impuestos descontables, y que permiten su aceptación fiscal como soporte de las transacciones efectuadas con residentes y no residentes fiscales. 

De esta manera, el comprador puede documentar la transacción, contabilizarla por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN y soportar adecuadamente los costos, las deducciones o los impuestos descontables mencionados en sus declaraciones tributarias. 

¿Cuáles son los requisitos del documento soporte?

El documento se denomina expresamente “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”. Según la Resolución 000167 de 2021, debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”. 
  2. Tener la fecha de la operación. Esta debe corresponder a la fecha de generación del documento. 
  3. Contener los apellidos y nombre, o la razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT), del vendedor o de quien presta el servicio. Para operaciones con los no residentes fiscales sin inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), se cumplirá con la identificación que le otorga el país de origen del no residente fiscal.
  4. Contener los apellidos y nombre, o la razón social y el NIT, de quien adquiere los bienes y/o servicios. 
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte. Este debe incluir el número, el rango y la vigencia autorizados por la DIAN. 
  6. Incluir la descripción específica del bien o del servicio prestado. 
  7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del IVA, cuando a ello hubiere lugar. 
  8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.
  9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN. 
  10. Contener el Código Único de Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta o documento equivalente.

Recuerde que la exigencia de emisión de este documento empezó a regir el primero de agosto de este año, de acuerdo con lo indicado en la Resolución 000488 de abril 29 de 2022. 

¿Qué pasa si no es posible cumplir el requisito por inconvenientes tecnológicos?

Es obligatorio transmitir el documento a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, para su respectiva validación, de la siguiente manera: 

1. “En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente”. 

Si se presentan fallas técnicas e inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN al momento de hacer la emisión efectiva del documento soporte, el comprador tiene un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente en que se restablezcan los inconvenientes y fallas tecnológicas, para realizarla.

Si, por el contrario, las fallas técnicas se dan por parte del comprador, “este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera”.

Incumplir el requisito dará lugar a sanciones

La no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el Artículo 651 del Estatuto Tributario. Asimismo, la expedición de los documentos sin completar los requisitos del sistema de facturación acarreará la sanción establecida en el Artículo 652 del Estatuto Tributario, y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del mencionado Estatuto.

Así que ya lo sabe, si usted compra bienes o servicios a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica de venta o documento equivalente, llegó la hora de expedir el documento soporte y transmitirlo a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN para su validación. Hacerlo no es difícil y, en cambio, puede ser de gran ayuda para soportar adecuadamente los costos, las deducciones o los impuestos descontables en sus declaraciones tributarias.

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